Warsztaty w formie Design Hackathon

Polpharma i proces zmiany kultury organizacyjnej na jeszcze bardziej innowacyjną

Mieliście kiedykolwiek okazję pracować nad rozwiązaniem problemu w formie hackathonu?

Hackathon to wydarzenie, podczas którego uczestnicy projektują innowacyjne rozwiązania, produkty i usługi w odpowiedzi na określone wyzwanie projektowe. Na początku hackathonu prezentowany jest problem, nad którym uczestnicy mają pracować. Po wstępie tworzone są interdyscyplinarne zespoły, w których spotykają się różne kompetencje, doświadczenia i perspektywy. Następnie rozpoczyna się właściwa praca nad projektem – poszukiwanie rozwiązań w obszarze innowacji. Pod koniec trwania maratonu każdy zespół prezentuje swoje rozwiązania przed jury (w skład którego zazwyczaj wchodzą organizatorzy wydarzenia, partnerzy, a często też sponsorzy).

Dzięki metodzie pracy, interdyscyplinarnym zespołom i kulturze, która sprzyja dzieleniu się wiedzą, hackathon jest metodą, która prowadzi do stosunkowo szybkiego znalezienia nowych obszarów innowacji w firmie. Dlatego hackathony są dziś coraz częściej stosowane w organizacjach, które szukają nowych, nieszablonowych i konkurencyjnych rozwiązań.

Warsztaty w formie Design Hackathon

Niedawno, wspólnie z Polpharmą, organizowaliśmy warsztaty w formie Design Hackathon, wspomnianego maratonu projektowania, który odbył się w formule konkursowej. Na ostatnim etapie procesu, spośród zaprezentowanych przez zespoły pomysłów, jury wybrało najciekawsze i najbardziej realne do wdrożenia rozwiązania.

Wydarzenie miało postać hybrydową – warsztaty stacjonarne były transmitowane na żywo na platformie firmy tak, aby każdy pracownik miał możliwość udziału w spotkaniach.

Skąd pomysł na warsztaty? Polpharma nieustannie pracuje nad podnoszeniem jakości swoich produktów, rozwojem kompetencji pracowników i działaniu zgodnie z doktryną zrównoważonego rozwoju, dla której potrzeby obecnego jak i przyszłego pokolenia nie są obojętne.

Wyzwania projektowe Polpharmy, czyli 3 obszary innowacji

Polpharma wyodrębniła 3 obszary innowacji w ramach swojej działalności, które są istotne zarówno dla samej organizacji jak i jej otoczenia: pacjentów i środowiska. Obszary te stały się wyzwaniem projektowym podczas organizowanego maratonu.

Uczestnicy warsztatów, wybrani pracownicy firmy, pracowali w kilkuosobowych zespołach projektowych – każda grupa nad jednym z trzech obszarów innowacji:

1. „Compliance, czyli przestrzeganie zaleceń terapeutycznych”
Celem tej tematyki było zaprojektowanie rozwiązania, które pomoże pacjentom zażywać leki regularnie i zgodnie z przepisaną receptą.

Prawidłowo postawiona diagnoza lekarza i sumienne stosowanie się do zaleceń leczenia jest często niezbędne w odzyskaniu zdrowia przez pacjenta. Niestety, przeszkodą do powrotu pacjenta do zdrowia jest nieprzestrzeganie zaleceń terapeutycznych, które może przyjmować różne formy, np. niezrozumienie wytycznych, zapominanie o regularnym zażywaniu leków lub zupełne ignorowanie choroby. Non-compliance prowadzi też do strat finansowych dla państwa, np. nieleczona choroba prowadzić może do groźniejszych skutków zdrowotnych pacjentów.

2. „UpSkilling i ReSkilling, czyli kultura uczenia się”
Celem tego obszaru było zaprojektowanie procesu, który pozwoli pracownikom na nabywanie nowych umiejętności i podnoszenie obecnych kwalifikacji.

Upskilling to nic innego, jak podnoszenie umiejętności, które pracownik już posiada. Reskilling natomiast to uczenie się zupełnie nowych umiejętności. Zdobywanie nowych umiejętności przez pracownika może być potrzebne w przypadku gdy np. w firmie pojawiają się nowe rozwiązania technologiczne lub gdy pracownik chce sprawdzić się w innej niż dotychczas pełnionej roli. Zapewnienie dodatkowych szkoleń i możliwości rozwoju daje korzyści nie tylko pracownikom, ale także samej firmie, która w tych pracowników inwestuje. Firma zyskuje bowiem bardziej zmotywowany zespół, który przekłada nowo zdobytą wiedzę na efektywne działania.

3. „Leki w ściekach, czyli realizacja zobowiązań środowiskowych i klimatycznych”
Celem trzeciej ścieżki było zebranie pomysłów, które pozwolą edukować społeczeństwo jak prawidłowo utylizować leki, aby nie zanieczyszczać środowiska, w którym żyjemy.

We współczesnym świecie odnotowujemy wzrost spożycia leków. Nasz obecny tryb życia, pęd, wysiłek i nowe wirusy, które nas atakują powodują, że coraz częściej sięgamy po „wspomagacze”, które mają utrzymać nas na nogach, zarówno profilaktycznie, jak i w walce z gorszym samopoczuciem. Nieprawidłowa utylizacja preparatów, których nie zużywamy (np. wyrzucanie ich do zwykłych koszów na śmieci lub toalet) powoduje znaczne nagromadzenie odpadów farmaceutycznych w środowisku. Polpharma, obok naukowców na całym świecie i innych firm świadomych problemu, poszukuje pomysłów, które pozwolą edukować społeczeństwo na temat prawidłowej utylizacji leków, a także sposobów skutecznego usuwania środków farmaceutycznych z otoczenia.

Pomysłów wypracowanych w ramach wszystkich trzech obszarów innowacji było wiele, ale pozostawiliśmy je w murach Polpharmy. Będziemy czekać na ich wdrożenie i obserwować jak zmienia się kultura organizacyjna firmy oraz warunki, w których my – pacjenci i członkowie ekosystemu – żyjemy.

Etapy maratonu i zastosowane techniki twórczego rozwiązywania problemów

Jak przebiegał proces wypracowywania rozwiązań przez pracowników Polpharmy? Całość maratonu podzieliliśmy na 4 etapy, przez które przechodził każdy zespół. Trzy pierwsze były realizowane online, a ostatni, finałowy etap odbył się stacjonarnie w siedzibie firmy.

4 etapy Design Hackathon:

1) Dwudniowe warsztaty Design Thinking, których celem było wypracowanie rozwiązań do zdefiniowanych wyzwań projektowych. Uczestnicy podczas warsztatów zapoznali się z metodą Design Thinking, która jest usystematyzowanym podejściem do procesu projektowania innowacji. Dzięki koncentracji na użytkowniku i jego oczekiwaniach, wyjściu poza utarte schematy i spojrzeniu na problem z różnych perspektyw, eksperymentowaniu, testowaniu i zbieraniu informacji zwrotnej na temat stworzonych podczas procesu prototypów możemy projektować nowe produkty i usługi, które nie tylko odpowiadają potrzebom klientów, ale także są opłacalne ekonomicznie i stworzone z poszanowaniem środowiska, w którym żyjemy.

2) Promocja wypracowanych pomysłów wśród pracowników Polpharmy. Celem tego etapu było pokazanie wypracowanych przez zespoły projektowe koncepcji pomysłów pozostałym pracownikom firmy oraz udostępnienie im możliwości komentowania i oceniania zaproponowanych rozwiązań.

3) Warsztaty z pitchowania – czyli umiejętności zwięzłego zaprezentowania projektu publiczności, w tym potencjalnym interesariuszom. Uczestnicy warsztatów opanowali techniki zwięzłej i skutecznej prezentacji, która pomaga skupić uwagę odbiorcy, utrzymać jego zainteresowanie projektem oraz w konsekwencji zyskać potencjalnych klientów lub partnerów do współpracy.

4) Finał, czyli faza konkursowa. Na tym etapie zespoły pracowały nad modelem rozwiązania, które następnie zaprezentowały przed składem jury oraz pracownikami firmy. Projekty zostały ocenione pod względem innowacyjności, możliwości praktycznego zastosowania oraz wartości wdrożeniowej.

Uczestnicy warsztatów poznali środowisko sprzyjające dzieleniu się wiedzą i doświadczeniem, które przekłada się na wspólną realizację projektów i współpracę w zespole. Przestrzeń bez sztywnych struktur i hierarchii wymusza podejmowanie działań w oparciu o kompetencje pracowników i podnosi umiejętności pracy w grupie.

Dzięki takiemu podejściu, udało się nam wypracować oryginalne rozwiązania, które stały się wstępem do dalszych działań organizacji. Zespoły biorące udział w warsztatach zebrały i opracowały bowiem nowe pomysły we wszystkich 3 obszarach innowacji, ważnych z punktu widzenia firmy, mających wpływ również na środowisko, w którym wszyscy żyjemy.

Innowacyjna kultura organizacji

Czego jeszcze nauczyli się uczestnicy projektu?

1. Prototypowania, czyli tworzenia pierwszych modeli produktów/usług, w celu ich dalszego testowania i udoskonalania. Sposobów prototypowania jest więcej, ale tym razem wybraliśmy i skupiliśmy się na 3 technikach:
a) Makieta (flow) usługi – czyli odwzorowanie doświadczeń klienta przedstawione w formie np. papierowych makiet (sklepu, magazynu), które zawierają najważniejsze występujące w tym miejscu elementy,
b) Role playing – czyli ogrywanie scenek (np. spotkań z klientem),
c) Storyboard, czyli scenopis – to seria rysunków stanowiących wizualizację określonej sekwencji zdarzeń (np. typowa sytuacja prezentująca używanie produktu przez klienta).

2. Definiowania ścieżki klienta (Customer Journey), czyli drogi klienta przez usługę.
Narzędzie to polega na odtworzeniu całego procesu, przez który przechodzi klient w kontakcie z marką. Dzięki rozpisaniu krok po kroku wszystkich aktywności, które podejmuje klient i analizie doświadczeń klienta z firmą, możemy dostrzec miejsca i sytuacje, które wymagają poprawy lub zmiany. Jak? Np. poprzez optymalizację procesu obsługi klienta czy stworzenie nowej oferty sprzedażowej.

W trakcie całego procesu zespoły otrzymały wsparcie mentorów w zakresie stosowania wykorzystanych podczas warsztatów metod i technik zarządzania i świadomego projektowania.

Polpharma aktualnie pracuje nad zmianą kultury organizacyjnej na jeszcze bardziej innowacyjną. Nasza współpraca jest nieco dłuższa, a opisany maraton był „tylko” finałem działań, które przyszło nam wspólnie realizować. O całym projekcie jednak opowiemy w kolejnym artykule. Bo jest się czym dzielić.

Dziękujemy Polpharmie za zaufanie. Cieszymy się, że mogliśmy uczestniczyć w tak ważnym projekcie i wspólnie wypracować nowe, innowacyjne rozwiązania, które przełożą się na jakość pracy w Polpharmie, ale także jakość życia nas wszystkich!